Table of Contents
Invoice adalah dokumen tertulis berisi rincian transaksi dan pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Invoice inilah yang akan menjadi bukti adanya tagihan yang harus dibayar customer.
Baik itu bisnis kecil maupun besar, dan dalam sektor apapun, invoice memegang peran yang sangat penting. Namun kenyataannya, hingga saat ini, penagihan invoice sendiri masih menjadi salah satu tantangan terbesar bagi pelaku bisnis.
Masalah utama penagihan invoice
Alur pemrosesan invoice kertas yang rumit
Jika bisnis masih mengandalkan cara manual (invoice kertas), dibutuhkan cukup banyak waktu untuk memprosesnya. Invoice fisik harus dibuat satu per satu berdasarkan pesanan yang masuk, kemudian di-scan, di-input ke dalam sistem, dikirim ke divisi terkait untuk approval, dan proses lebih lanjut lainnya. Hal ini tentu saja menghabiskan banyak sumber daya dan rentan akan human error.
Penagihan invoice terlambat
Dengan proses manual di atas, jika terjadi masalah, seperti data yang hilang hingga perubahan harga atau kuantitas selama proses pemesanan, akan membuat proses approval harus diulang dari awal. Hal ini tentu saja membuat jadwal penagihan invoice mundur dari jadwal. Pembayaran tertunda dapat mempengaruhi cashflow bisnis.
Pembayaran yang tertunda juga dapat menurunkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan. Jika pembayaran tertunda, maka proses selanjutnya pun akan tertunda. Misal pengiriman barang melewati jadwal, bisa-bisa pelanggan kehabisan stok sebelum barang datang.
Memberi celah terjadinya fraud
Karena sulitnya proses double check, penagihan invoice manual lebih mudah dicurangi. Apalagi jika ada pembayaran sistem cicil. Detail-detail transaksi pada invoice kertas mudah untuk dimanipulasi, begitu pula pembayaran. Jika terjadi selisih atau pembayaran tidak sampai ke manajemen, penyebabnya akan lebih sulit ditemukan karena minim pemantauan dan bukti.
Potensi perselisihan dengan pelanggan
Pembayaran invoice secara manual atau tunai sangat riskan terhadap fraud dan human error. Pembayaran dari pelanggan baru bisa dikonfirmasi setelah salesman membawa uang tersebut ke kantor. Masalah yang paling sering muncul adalah pelanggan merasa sudah membayar tapi pembayaran belum diterima/nominal tidak sesuai. Hal ini akan sulit ditelusuri karena tidak adanya bukti konkret detail pembayaran seperti nominal dan waktu pembayaran sehingga sulit dilacak.
Beberapa hal di atas merupakan tantangan yang paling sering terjadi saat penagihan invoice. Namun, apakah hal tersebut ada solusinya? Jawabannya tentu ada! Atasi dengan tips-tips berikut:
Tips Penagihan Invoice Cepat dan Bebas Fraud
1. Buat invoice digital & otomatis
Seperti disebutkan di atas, membuat dan memproses invoice secara manual membutuhkan tenaga dan waktu yang lebih banyak.
Anda dapat menyiasatinya dengan menggunakan sistem yang memiliki fitur pengelolaan invoice.
Dengan sistem terintegrasi seperti DMS, alur pemrosesan invoice dapat dipersingkat. Pesanan dan invoice dapat diakses melalui satu platform tanpa harus berpindah ke banyak tangan sehingga menjadi lebih ringkas dan efisien.
Pada sistem Distri, setiap permintaan pesanan yang dibuat salesman akan langsung masuk ke dalam sistem. Dari sistem, manajemen dapat langsung memberikan approval yang kemudian akan secara otomatis dibuatkan invoice sehingga pesanan dapat langsung diproses. Setiap pesanan tercatat otomatis dan dapat dilacak progress-nya.
2. Berikan metode pembayaran yang flexible
Akses pembayaran terbatas menjadi salah satu alasan mengapa pelanggan sering menunda pembayaran. Apalagi jika transaksi dengan nominal besar tetapi jumlah cash yang dipegang pelanggan tidak cukup. Pergi ke bank tentu akan membuat mereka repot.
Jika metode pembayaran lebih bervariasi, menggunakan virtual account atau scan QR code misalnya, tentu akan mempermudah pelanggan.
Sistem Distri bekerja sama dengan Stripe, memberikan opsi pembayaran melalui virtual account yang memudahkan pelanggan.
Begitu dana masuk ke dalam rekening perusahaan, status pembayaran akan otomatis berubah di sistem. Manajemen tak perlu sering-sering melakukan rekonsiliasi dan tentunya dapat mengurangi resiko fraud.
Baca lebih lanjut: Mengelola cicilan pembayaran parsial dari toko
3. Buat reminder tenggat waktu pembayaran
Begitu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan terkadang membuat baik penjual maupun pelanggan lupa akan jadwal pembayaran invoice.
Membuat kalender sebagai tanda pengingat pembayaran mungkin dapat membantumu. Sistem yang dilengkapi fitur notifikasi juga bisa menjadi solusi.
Web portal Distri dilengkapi dengan fitur notifikasi untuk mempermudah manajemen dalam mengelola invoice. Seperti ketika tagihan sudah dibayar, reminder tenggat waktu invoice yang belum dibayar dan juga informasi overdue untuk invoice yang melebihi batas tenggat waktu pembayaran.
Sistem notifikasi otomatis seperti ini tentu dapat membantumu menyelesaikan tugas-tugas lain tanpa melewatkan waktu penagihan invoice. Cashflow lancar dan bisnis tetap produktif.
Memaksimalkan produktivitas serta meminimalisir resiko dengan sistem Distri yang terintegrasi dengan seluruh aktivitas bisnis. Tak ada lagi proses manual yang memakan banyak waktu, tenaga dan biaya serta riskan human error.
