Table of Contents
4 Perbedaan Purchase Order dan Sales Order. Business Owner Wajib Tahu! – Jika Anda sering menjual atau membeli barang, mungkin Anda pernah dokumen yang disebut purchase order dan sales order. Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana Sales Order dan Purchase Order dapat dioptimalkan dalam bisnis Anda, cek harga Aplikasi Distri. Tapi pernahkah Anda berpikir, untuk apa sebenarnya dokumen-dokumen tersebut? Kenapa bisnis harus membuat dokumen tersebut? Apa manfaatnya untuk bisnis? Atau malah masih bingung apa perbedaan keduanya?
Karena pengertian dan isi yang cukup mirip, banyak orang menganggap purchase order dan sales order adalah sama. Padahal, keduanya memiliki fungsi yang berbeda lho untuk bisnis. Yuk simak perbedaannya di penjelasan di bawah ini.
Purchase Order vs Sales Order: Apa Bedanya?
Selain perbedaan yang terletak jelas dalam namanya; purchase order (surat pesanan pembelian) dan sales order (surat pesanan penjualan); berikut beberapa perbedaan lain berdasarkan kategorinya:
1. Definisi
Purchase order (PO) merupakan dokumen permintaan suatu barang atau jasa yang dibuat oleh pembeli kepada pihak penjual. Sederhananya, PO adalah dokumen yang digunakan untuk memesan produk ke penjual.
Sales order (SO) adalah kebalikannya. SO merupakan dokumen yang dibuat oleh penjual untuk memastikan pesanan yang diminta pembeli. Singkatnya, SO ialah dokumen yang digunakan untuk mengkonfirmasi penjualan kepada pihak pembeli.
2. Efek dari Penyetujuan Dokumen
Setelah dokumen PO dari pembeli disetujui oleh penjual, maka telah terjadi kontrak yang mengikat antara kedua pihak tersebut. Dokumen PO dapat diberikan kepada penjual setelah mendapatkan konfirmasi dari pihak yang berwenang terkait transaksi yang akan terjadi, yaitu dengan penerbitan SO.
Jika persyaratan pembelian dari penjual; seperti misalnya harga, metode pembayaran & pengiriman; masih ingin dinegosiasi oleh pembeli, hal ini bisa dilakukan sebelum sales order dikirim dan disetujui. Setelah SO dari penjual disetujui, maka transaksi penjualan dapat berlanjut. Setelah ini, penjual akan membuat faktur penjualan dan berhak untuk menagihkan pembayaran sebesar nominal yang tertera baik dalam SO maupun pada faktur penjualan.
Baca lebih lanjut: Penagihan Invoice Cepat dan Bebas Fraud
3. Manfaat bagi Bisnis
Baik PO maupun SO, keduanya berfungsi sebagai kontrak kesepakatan adanya transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Keduanya juga dapat dijadikan sebagai acuan ketika terjadi kesalahan, misalnya perbedaan jumlah dan spesifikasi produk yang dipesan.
Adapun perbedaan PO & SO adalah sebagai berikut:
| Purchase Order | Sales Order |
|---|---|
| Sebagai bukti pemesanan barang/jasa kepada penjual. | Sebagai persetujuan penagihan pembayaran sebelum faktur. |
| Sebagai lampiran dalam transaksi keuangan perusahaan. | Membuat proses penjualan lebih cepat dan efisien. |
| Sebagai dokumen pengantar setelah pemesanan produk. | Sebagai dokumen pengantar sebelum pengiriman produk. |
| Memudahkan pelacakan keluarnya kas perusahaan. | Memudahkan pelacakan penjualan. |
| Sebagai pengingat kapan pesanan harus sampai. | Sebagai pengingat & informasi adanya pesanan yang perlu diproses. |
| Memastikan tidak adanya perbedaan harga, hingga kuantitas pesanan. | Pemantauan persediaan dan logistik lebih mudah. |
| Membantu divisi keuangan untuk menyiapkan pembayaran sebelum jatuh tempo. | Membantu divisi gudang dalam memprediksi kebutuhan stok. |
| Mengurangi resiko pemesanan ganda. | Memudahkan proses internal audit perusahaan. |
Kelola Purchase Order dan Sales Order Lebih Mudah Dengan Distri
PO & SO merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dari proses jual beli. Apalagi PO & SO, faktur, dan transaksi jual beli saling berkaitan erat satu sama lain. Jika semuanya diurus secara manual, tentu akan memakan banyak waktu dan tenaga. Karena itu, bisnis harus cermat mengelola hal-hal di atas guna kelancaran bisnis Anda. Untuk mempermudah pembuatan dokumen-dokumen ini, Anda dapat menggunakan fitur-fitur yang Distri miliki.
Distri memiliki fitur pembuatan hingga pengelolaan PO, SO dan faktur otomatis dari transaksi penjualan maupun pembelian yang bisnis lakukan. PO dan SO yang diinput ke dalam sistem dapat langsung supervisor berikan konfirmasi persetujuan. Jika disetujui, maka invoice akan terbentuk secara otomatis. Transaksi tersebut nantinya akan langsung tercatat dalam catatan keuangan perusahaan. Invoice yang tersimpan di sistem juga dapat di download dalam format e-faktur yang dapat langsung disubmit dalam aplikasi pelaporan pajak.
Baca lebih lanjut: Integrasi Distri x Accurate Online, Sinkronisasi Data Hitungan Detik
Coba hitung berapa proses manual yang berhasil Distri sederhanakan hanya dengan menggunakan satu aplikasi? Sangat membantu bisnis Anda bukan?
Ingin tahu lebih lanjut mengenai fitur-fitur canggih lainnya?
Silahkan klik di sini untuk coba Distri GRATIS
Atau masih bingung dan ingin berdiskusi dengan tim sales kami?
FAQ
1. Bagaimana cara Distri memastikan bahwa dokumen Purchase Order (PO) dan Sales Order (SO) yang dibuat dalam sistem telah memenuhi persyaratan hukum dan bisnis yang berlaku?
Distri memastikan bahwa dokumen Purchase Order (PO) dan Sales Order (SO) yang dibuat dalam sistem memenuhi persyaratan hukum dan bisnis yang berlaku melalui proses verifikasi dan validasi internal. Setiap dokumen yang dihasilkan harus sesuai dengan parameter yang telah ditetapkan sebelumnya, termasuk informasi produk, harga, jumlah, dan persyaratan lainnya sesuai kebijakan perusahaan dan regulasi yang berlaku.
2. Apakah Distri menyediakan fitur untuk menyesuaikan format dan struktur dokumen PO dan SO sesuai dengan kebutuhan bisnis, atau apakah dokumen-dokumen tersebut dihasilkan dalam format standar yang tidak dapat diubah?
Distri menyediakan fitur untuk menyesuaikan format dan struktur dokumen PO dan SO sesuai dengan kebutuhan bisnis. Pengguna dapat mengatur template dokumen, termasuk menambahkan atau menghapus kolom-kolom, mengubah layout, atau menyesuaikan informasi yang ditampilkan sesuai dengan preferensi perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis individu dan standar yang berlaku di industri.
3. Bagaimana Distri mengatasi masalah potensial yang mungkin timbul terkait kesalahan atau perbedaan antara dokumen PO dan SO yang dibuat dalam sistem dengan transaksi yang sebenarnya terjadi di lapangan? Apakah ada fitur untuk mengelola dan menyelesaikan perbedaan-perbedaan tersebut secara efisien dalam platform Distri?
Untuk mengatasi masalah potensial terkait kesalahan atau perbedaan antara dokumen PO dan SO yang dibuat dalam sistem dengan transaksi yang sebenarnya terjadi di lapangan, Distri menyediakan fitur untuk memonitor dan melacak perubahan atau revisi yang terjadi pada dokumen tersebut. Selain itu, terdapat fitur reconciling yang memungkinkan pengguna untuk membandingkan data dalam dokumen dengan informasi aktual dari transaksi yang terjadi. Jika terdapat perbedaan, Distri juga menyediakan mekanisme untuk mengelola dan menyelesaikan perbedaan-perbedaan tersebut secara efisien, seperti fitur reconciling dan audit trail yang memungkinkan pengguna untuk melacak setiap perubahan yang terjadi dalam dokumen.
