Invoice tagihan digunakan tidak hanya sebagai bukti transaksi bisnis, tapi juga alat penagihan pembayaran. Salah satu dokumen penting dalam dunia bisnis ini, ternyata ada banyak macamnya. Kali ini, kita akan membahas lebih dalam tentang jenis, fungsi, dan contoh invoice tagihan. Anda juga bisa mengetahui cara membuat invoice yang benar.
Baca Juga: Apa itu Salesforce? Pahami Arti, Tugas, dan Manfaatnya
Pengertian Invoice Tagihan
Invoice tagihan adalah sebuah dokumen yang diberikan oleh penjual kepada pembeli, di mana tujuannya yakni sebagai alat tagih pembayaran sekaligus menjadi bukti transaksi sah untuk kedua belah pihak.
Invoice dalam bentuk manual, umumnya terdiri dari tiga rangkap, meliputi rangka satu lembar untuk pembeli dan satu lembar lainnya untuk penjual. Selanjutnya, lembar terakhir digunakan untuk laporan keuangan. Namun, kini sudah banyak perusahaan yang menggunakan invoice elektronik karena dinilai lebih simple dan efisien.
Fungsi Invoice Tagihan
Sebelum membahas cara pembuatan faktur, sebaiknya mari kenali dulu apa saja fungsi invoice ini dalam bisnis.
1. Alat Tagih Kewajiban Pembayaran
Fungsi penting dari invoice ini adalah sebagai alat tagih kepada pelanggan terkait kewajiban pembayaran yang harus dilunasi. Pada invoice tagihan, biasanya tercantum informasi tentang kapan pembayaran harus diselesaikan, metode pembayaran, hingga berapa nominal yang harus dibayarkan konsumen.
2. Rekam Jejak Keuangan atau Pembukuan
Dengan adanya invoice, perusahaan bisa lebih mudah dalam memantau aliran kas bisnis, mulai dari pengeluaran maupun pemasukan. Pastinya, hal ini akan mempermudah perusahaan dalam menganalisis perkembangan dan kemajuan bisnis.
3. Mencegah Kecurangan atau Penipuan
Dalam berbagai contoh invoice tagihan, informasi dan detail dari suatu transaksi akan dicantumkan secara jelas di dalamnya. Hal ini akan meminimalisir terjadinya kecurangan atau penipuan. Apabila terjadi perbedaan dari produk pesanan dengan yang tertulis pada invoice tagihan, maka pelanggan bisa mengajukan komplain dengan membawa invoice tersebut sebagai rujukan.
4. Menunjukkan Profesionalisme Perusahaan
Di samping itu, adanya invoice yang dikirimkan ke konsumen bisa menjadi bukti profesionalisme perusahaan. Ini akan berdampak positif pada citra dan reputasi bisnis di mata pelanggan.
5. Media Komunikasi Antara Penjual dan Pelanggan
Invoice ini juga berfungsi sebagai media atau perantara komunikasi antara penjual dan pembeli. Seperti dalam contoh invoice tagihan yang mungkin pernah Anda jumpai, penjual akan berkomunikasi melalui invoice dengan mencantumkan detail informasi produk, diskon, ataupun metode pembayaran.
Jenis-Jenis Invoice Tagihan
Dalam transaksi bisnis, ada berbagai jenis invoice yang paling sering digunakan, di antaranya:
1. Invoice Biasa
Jenis pertama ini paling umum dan banyak digunakan untuk berbagai transaksi sederhana. Biasanya pada invoice ini hanya tertera nama produk yang dibeli, jumlah produk, harga per satuan, dan harga total pembelian.
2. Invoice Proforma
Jenis dan contoh invoice tagihan lainnya adalah invoice proforma. Ini merupakan faktur pengganti yang biasanya digunakan ketika produk pesanan pembeli belum dikirimkan secara keseluruhan. Jadi, invoice ini digunakan hanya sementara hingga proses pengiriman pesanan ke pelanggan telah selesai.
3. Invoice Konsuler
Adapun invoice konsuler yang lebih banyak digunakan dalam transaksi perdagangan internasional, misalnya ekspor dan impor produk. Invoice konsuler akan menjadi dokumen valid jika telah mendapat persetujuan dari perwakilan negara yang mengimpor.
Format Invoice Tagihan
Agar invoice sah untuk digunakan, maka Anda perlu mengetahui format atau komponen penting yang perlu dicantumkan ketika membuatnya, seperti:
- Nama invoice
- Nomor pesanan
- Hari dan tanggal invoice
- Nama dan detail pembeli
- Nama dan detail penjual
- Detail informasi produk
- Nominal harga barang atau layanan
- Diskon atau potongan harga jika ada
- Pajak pembelian
- Biaya pengiriman barang
- Metode pembayaran yang digunakan
- Total transaksi secara keseluruhan
Cara Membuat Invoice Tagihan
Ketika berbicara tentang cara pembuatannya, ada tiga metode yang bisa Anda gunakan. Di antaranya yaitu:
Memanfaatkan Aplikasi Distri
Daripada membuat faktur secara manual, tentunya akan jauh lebih mudah jika Anda menggunakan aplikasi khusus untuk pembuatan invoice. Misalnya dengan memanfaatkan aplikasi Distri. Distri dilengkapi fitur canggih untuk memudahkan pengelolaan faktur, mulai dari pembuatan, penagihan, hingga update status pembayaran.
Dengan menggunakan aplikasi Distri, Anda bisa menghemat lebih banyak waktu dan menghindari risiko terjadinya kesalahan perhitungan. Langkah pembuatan faktur menjadi lebih praktis dan efisien. Apalagi untuk penggunaannya, sangatlah mudah sehingga tidak akan membuat bingung.
Dengan segala fitur canggih dan mumpuni, ternyata harga aplikasi Distri tidak membutuhkan budget yang mahal. Pastinya Anda akan semakin untung jika menggunakan aplikasi ini. Apabila Anda tertarik dengan aplikasi Distri, bisa kunjungi link ini untuk informasi lebih lanjut.
Contoh Invoice Tagihan
Berikut ini salah satu contoh invoice atau faktur yang bisa Anda jadikan referensi.
Baca Juga: Inventory Management Adalah: Arti, Manfaat, Dan Metode
Itulah informasi seputar jenis, fungsi, format, hingga contoh invoice tagihan untuk bisnis Anda. Dengan memahami cara pembuatan faktur yang benar, Anda bisa menjadikan dokumen ini sebagai bukti sah ketika bertransaksi untuk menghindari terjadinya kecurangan ataupun penipuan.
