Salah satu dokumen penting dalam manajemen inventaris perusahaan adalah laporan stok barang. Pasalnya, ini tak hanya digunakan untuk memantau stok ketersediaan produk, tapi juga bisa digunakan sebagai acuan untuk evaluasi, yang mana akan memengaruhi penentuan keputusan bisnis di masa depan.
Agar lebih paham tentang apa itu laporan untuk stok barang, mari pelajari pengertian, manfaat, dan cara membuat laporannya.
Baca Juga: Cara Membuat Laporan Penjualan Produk untuk Bisnis dengan Tepat
Pengertian Laporan Stok Barang
Stok barang menjadi aset berharga dalam bisnis, untuk memastikan manajemen stok berjalan dengan baik, maka perusahaan harus membuat laporan untuk stok barang. Laporan stok barang sendiri adalah dokumen penting yang berguna untuk mengetahui jumlah atau ketersediaan stok di perusahaan.
Dokumen ini umumnya mencantumkan berbagai informasi terkait stok barang, mulai dari jenis produk, jumlah, kondisi produk, dan sebagainya. Dengan laporan ini, perusahaan akan lebih mudah dalam memastikan bahwa ketersediaan stok sudah sesuai, tidak lebih ataupun tidak kurang sehingga biaya operasional penyimpanan barang juga menjadi lebih efisien.
Manfaat Laporan Stok Produk
Tentunya, dokumen ini menghadirkan berbagai manfaat esensial untuk perusahan. Apa saja? Mari simak daftarnya:
1. Memantau dan Mencocokkan Jumlah Produk
Fungsi yang disajikan laporan ini adalah memudahkan Anda dalam memantau jumlah stok produk yang tersedia. Anda juga bisa lebih mudah mencocokkan jumlah ketersediaan dengan apa yang tertulis pada pembukuan. Jadi, kesalahan perhitungan stok seperti kelebihan atau kekurangan barang pun akan terhindari.
2. Membantu Perencanaan Produksi
Dokumen ini juga akan sangat membantu Anda dalam membuat perencanaan produksi yang lebih efisien, terutama bagi perusahaan yang memiliki keterlibatan dalam produksi. Dengan adanya laporan ini, Anda bisa mengetahui berapa jumlah ketersediaan bahan baku. Pasalnya, jika kekurangan bahan baku maka bisa menghambat proses produksi.
3. Mengendalikan Biaya
Tentunya, manfaat lain dari laporan stok barang adalah bisa membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya dengan lebih hemat dan efisien, terutama terkait biaya pengadaan stok, penyimpanan barang, penyewaan gudang, asuransi, biaya pajak, dan masih banyak lagi.
4. Memantau Arus Kas Masuk dan Keluar
Dengan membuat laporan ini, arus kas masuk dan keluar untuk stok barang yang tersedia, pun jadi lebih mudah dipantau.
5. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan atau Penipuan
Selain menghindari risiko terjadinya kesalahan manusia atau human error dalam perhitungan stok, laporan ini juga berguna untuk meminimalisir celah penipuan atau kecurangan di perusahaan.
Dengan data laporan stok, maka Anda bisa mengetahui langsung jika adanya ketidaksesuaian yang mencurigakan, pasalnya Anda bisa melihat data perbandingan stok dengan transaksi yang terjadi.
6. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Konsumen
Dengan terjaganya manajemen stok barang, maka permintaan konsumen pun bisa terpenuhi dengan baik. Ini akan meningkatkan kualitas pelayanan yang berdampak positif pada kepuasan konsumen.
Cara Membuat Laporan Stok
Setelah mengetahui deretan manfaatnya, mari kita pelajari juga cara membuat laporan stok barang dengan benar. Berikut ini langkah-langkahnya:
1. Membuat Kategorisasi Produk
Pertama-tama, Anda bisa memulai dengan mengidentifikasi semua produk terlebih dahulu, apakah termasuk bahan baku atau produk jadi. Selanjutnya, mulailah untuk mengkategorisasikan produk berdasarkan kriteria, jenis produknya, dan sebagainya.
2. Menentukan Satuan Ukuran yang Sesuai
Setelah itu, Anda bisa menentukan satuan ukuran yang sesuai dengan produk tertentu. Misalnya, satuan berat seperti kilogram dan gram, volume seperti liter, dan lainnya. Hal ini akan memudahkan Anda dalam mengukur jumlah stok ketersediaan.
3. Menghitung Jumlah Produk
Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa data stok selalu diperbaharui secara berkala sehingga datanya tetap akurat dan relevan. Anda bisa menggunakan perangkat lunak atau aplikasi yang dirancang untuk mempermudah proses ini. Misalnya yaitu aplikasi Distri, sebuah aplikasi terintegrasi yang dilengkapi fitur manajemen stok secara otomatis dan real-time. Semua data stok akan ter-update secara berkala, Anda juga mengakses aplikasi ini dari mana pun dan kapan pun hanya dengan mengandalkan koneksi internet. Menariknya lagi, harga aplikasi Distri juga terjangkau sehingga tidak akan mengganggu budget.
4. Menilai Stok
Berikutnya, lakukan perhitungan nilai yakni dengan cara harga per unit dikalikan jumlah stok. Nantinya, Anda bisa mendapatkan gambaran tentang nilai stok.
5. Mencantumkan Tanggal Periode
Anda harus mencantumkan tanggal periode tertentu ketika membuat laporan stok barang, hal ini akan memudahkan Anda untuk memantau stok dalam jangka waktu tertentu.
6. Mencatat Perubahan Ketersediaan
Jika ada perubahan stok pada periode tertentu, pastikan untuk mencatatnya secara akurat dan detail dalam laporan.
7. Menyusun Format yang Sesuai
Pastikan untuk menyusun format laporan yang sesuai dan mudah dimengerti. Anda bisa mencantumkan data yang terperinci menggunakan tabel, grafik, dan sebagainya.
8. Melakukan Verifikasi
Proses berikutnya yaitu melakukan verifikasi data kepada pihak terkait dengan tujuan memastikan akurasi dan validitas datanya. Apabila ada ketidaksesuaian, maka tentunya perlu dilakukan revisi lagi.
9. Mendistribusikan Laporan
Jika tahapan sebelumnya telah selesai, kini Anda bisa mendistribusikan laporan tersebut ke pihak yang bersangkutan.
Baca Juga: Contoh Purchase Order dan Cara Membuatnya, Mudah dan Lengkap.
Itulah pengertian tentang laporan stok barang, manfaat untuk perusahaan, dan cara membuatnya dengan benar. Sekarang Anda tidak perlu bingung lagi bagaimana cara membuat laporan ini, pastikan untuk menggunakan aplikasi Distri agar prosesnya semakin praktis dan mudah.
