DMS adalah sebuah sistem yang menjadi solusi modern untuk memungkinkan perusahaan dalam pengelolaan distribusi yang lebih optimal di supply chain atau rantai pasokan. Distribution Management System (DMS) adalah pilar kuat untuk kelancaran distribusi perusahaan. Artikel ini akan membahas ulasan lengkap tentang peran penting, jenis strategi, dan cara kerjanya.
Baca Juga: Mengenal Distribution Management System Dan Manfaatnya
DMS Adalah
Perlu diketahui, DMS adalah perangkat lunak atau aplikasi digital terintegrasi yang diciptakan khusus untuk mengoptimalkan pengelolaan seluruh kegiatan bisnis, mulai dari pemesanan produk, pembelian, pengaplikasian promosi produk, manajemen inventaris, logistik, pengiriman barang, pembuatan faktur, dan sebagainya. Ini merupakan solusi yang komprehensif dan inovatif, mengingat proses dokumentasi secara manual kerap menimbulkan kesalahan manusia dalam perhitungan atau human error.
Peran Penting DMS
Dalam rantai pasokan, DMS memegang peran yang sangat krusial agar produk dari produsen bisa sampai ke pelanggan akhir dengan tepat. Berikut ini beberapa peran pentingnya:
1. Penyedia Akses untuk Produsen ke Pasar
Salah satu peran esensial dari DMS adalah menyediakan akses untuk produsen ke pasar lokal agar mereka bisa menjangkau lebih banyak pelanggan di wilayah pasar yang lebih luas. Hal ini karena distributor memilih wawasan mendalam terkait tren pasar dan preferensi konsumen.
2. Manajemen Stok
Di samping itu, adanya Distribution Management System (DMS) juga memudahkan distributor untuk mengawasi ketersediaan stok produk hingga perkiraan permintaan konsumen. DMS bisa membantu distributor untuk siap siaga ketika dibutuhkan stok tambahan karena tingginya permintaan pasar.
3. Ketepatan Waktu Pengiriman
DMS juga memastikan produk dari produsen bisa dikirimkan sesuai jadwal dan sampai tepat waktu di tangan konsumen akhir. Umumnya, DMS menghadirkan fitur pelacakan barang dan update status pengiriman sehingga memudahkan pemantauan produk secara real-time.
4. Laporan dan Analisis
Adapun fungsi lainnya dari DMS adalah menyediakan laporan dan analisis data yang akurat dan mendalam. Analisis ini nantinya bisa diberikan kepada produsen untuk dievaluasi agar bisa terus meningkatkan bisnis.
Jenis-Jenis Strategi DMS
Menjadi sistem solutif untuk mengatasi kompleksitas, berikut ini beberapa jenis DMS yang perlu untuk diketahui.
1. Distribusi Massal
Dalam pelaksanaannya, manajemen distribusi massal adalah salah satu jenis DMS yang sering digunakan. Distributor akan menjual dan memasarkan produk ke pasar secara massal tanpa menargetkan konsumen atau lokasi tertentu. Biasanya, ini dilakukan ketika mendistribusikan produk-produk yang pasti dibutuhkan oleh semua orang, misalnya alat tulis dan perlengkapan mandi.
2. Distribusi Selektif
Berbeda dengan distribusi massal, manajemen distribusi selektif ini akan berfokus pada target konsumen tertentu. Misalnya, dalam pendistribusian obat yang akan dijual ke apotek, klinik, atau rumah sakit. Contoh lainnya yakni produk elektronik yang dijual di toko-toko elektronik, dan sebagainya.
3. Distribusi Eksklusif
Sedangkan, manajemen distribusi eksklusif merupakan proses pendistribusian produk ke konsumen atau pengecer yang sangat terbatas dan eksklusif. Misalnya, ketika menjual jam tangan mewah, maka produk tersebut akan dikirimkan ke retail atau toko khusus produk mewah.
Cara Kerja DMS
Cara kerja DMS dalam rantai pasokan terbagi dalam beberapa poin, di antaranya:
1. Penerimaan Inventaris
Tahapan awal dalam cara kerja DMS adalah proses penerimaan produk dari produsen. Stok yang sudah diterima akan dibongkar, diperiksa untuk memastikan kondisi produk dalam keadaan baik, lalu disimpan dalam gudang mengikuti prosedur dan SOP yang berlaku.
Distributor harus memastikan proses penerimaan dalam waktu yang tepat sehingga bisa tetap menjaga kondisi dan kualitas produk. Nantinya, produk yang kurang layak bisa dikembalikan ke produsen.
2. Manajemen Warehouse
Langkah selanjutnya setelah stok diterima yaitu proses perhitungan produk. Dengan data yang tepat, distributor bisa lebih mudah untuk memastikan jumlah produk sudah sesuai dengan permintaan. Hal ini dimaksudkan agar stok yang dipesan bisa memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik.
Oleh karena itu, manajemen warehouse dibutuhkan untuk mendata ketersediaan stok di gudang dan proses penyimpanannya hingga siap untuk dikirimkan ke pengecer atau konsumen akhir.
3. Pengemasan Pesanan
Setelah daftar produk yang dipesan konsumen sudah ada, pengemasan pesanan pun akan mulai diproses. Langkah ini tentu membutuhkan ketelitian tinggi karena semua produk pesanan harus dikemas dengan baik dan sesuai standar operasional prosedur (SOP).
Mulai dari pengemasan barang hingga menempatkannya pada armada pengiriman yang sesuai. Jika koordinasi pengemasan pesanan tidak berjalan dengan baik, maka kemungkinan bisa mengganggu rantai pasokan.
4. Pengiriman
Pada langkah terakhir, pesanan yang selesai dikemas akan segera dikirimkan ke berbagai titik penjualan maupun lokasi konsumen akhir. Biasanya akan dilakukan pengaturan jadwal dan rute yang jelas agar bisa mengoptimalkan kegiatan operasional dengan lebih efisien. Dalam proses pengiriman, petugas harus membawa dokumen yang lengkap. Harus dipastikan pula bahwa produk yang akan dikirimkan sudah sesuai dalam jumlah dan kualitasnya.
Baca Juga: Kenali Apa Arti Distribusi Tidak Langsung, Keuntungan, dan Juga Contohnya
Kesimpulannya, DMS adalah pondasi krusial untuk menjaga kelancaran proses distribusi dalam rantai pasokan, mulai dari produsen hingga sampai ke pengecer atau pelanggan akhir. Distribution Management System (DMS) ada beragam jenis dan memiliki cara kerja tersendiri. DMS membantu distributor untuk mengawasi manajemen stok hingga pengiriman barang dengan otomatis dan real-time. Oleh karenanya, penggunaan aplikasi DMS seperti Distri sangatlah diperlukan. Distri adalah aplikasi distributor terintegrasi berbasis cloud yang menghadirkan fitur untuk mengoptimasi pengelolaan kebutuhan bisnis, mulai dari pemenuhan pesanan, manajemen distributor, hingga pelacakan rute. Harga aplikasi Distri yang ditawarkan juga lebih rendah dibandingkan aplikasi lainnya. Dengan aplikasi DMS Distri, perusahaan tak hanya bisa meningkatkan efisiensi tapi juga mengurangi budget operasional.
