# Ingin Penagihan Invoice Cepat dan Bebas Fraud? Terapkan 3 Hal Ini! > Invoice adalah dokumen tertulis berisi rincian transaksi dan pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. - URL: https://www.distri.id/artikel/tips-penagihan-invoice-cepat-dan-bebas-fraud - Kategori: Keuangan - Penulis: Tim Distri (Distri, produk Advotics) - Terbit: 2022-08-24 ยท Diperbarui: 2023-01-09 ## Ringkasan - Masalah utama penagihan invoice manual: alur kertas yang rumit dan rawan salah, penagihan terlambat yang mengganggu cash flow, celah kecurangan karena invoice kertas mudah dimanipulasi, dan perselisihan dengan pelanggan karena pembayaran tunai sulit dibuktikan. - Pembayaran tunai baru bisa dikonfirmasi setelah salesman menyetor uang ke kantor, sehingga selisih nominal sulit ditelusuri. - Solusi pertamanya adalah membuat invoice digital dan otomatis lewat sistem terintegrasi seperti DMS, sehingga pesanan dan invoice ada di satu platform. Invoice adalah dokumen tertulis berisi rincian transaksi dan pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Invoice inilah yang akan menjadi bukti adanya tagihan yang harus dibayar *customer*. Baik itu bisnis kecil maupun besar, dan dalam sektor apapun, invoice memegang peran yang sangat penting. Namun kenyataannya, hingga saat ini, penagihan invoice sendiri masih menjadi salah satu tantangan terbesar bagi pelaku bisnis. ## [Masalah utama penagihan invoice](https://www.advotics.com/id/penagihan-pembayaran-invoice-cara-mengatasinya/) - **Alur pemrosesan invoice kertas yang rumit** Jika bisnis masih mengandalkan cara manual (invoice kertas), dibutuhkan cukup banyak waktu untuk memprosesnya. Invoice fisik harus dibuat satu per satu berdasarkan pesanan yang masuk, kemudian di-scan, di-input ke dalam sistem, dikirim ke divisi terkait untuk *approval,* dan proses lebih lanjut lainnya. Hal ini tentu saja menghabiskan banyak sumber daya dan rentan akan *human error*. - **Penagihan invoice terlambat** Dengan proses manual di atas, jika terjadi masalah, seperti data yang hilang hingga perubahan harga atau kuantitas selama proses pemesanan, akan membuat proses *approval* harus diulang dari awal. Hal ini tentu saja membuat jadwal penagihan invoice mundur dari jadwal. Pembayaran tertunda dapat mempengaruhi *cashflow* bisnis. Pembayaran yang tertunda juga dapat menurunkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan. Jika pembayaran tertunda, maka proses selanjutnya pun akan tertunda. Misal pengiriman barang melewati jadwal, bisa-bisa pelanggan kehabisan stok sebelum barang datang. - **Memberi celah terjadinya *fraud*** Karena sulitnya proses *double check*, penagihan invoice manual lebih mudah dicurangi. Apalagi jika ada pembayaran sistem cicil. Detail-detail transaksi pada invoice kertas mudah untuk dimanipulasi, begitu pula pembayaran. Jika terjadi selisih atau pembayaran tidak sampai ke manajemen, penyebabnya akan lebih sulit ditemukan karena minim pemantauan dan bukti. - **Potensi perselisihan dengan pelanggan** Pembayaran invoice secara manual atau tunai sangat riskan terhadap *fraud* dan *human error.* Pembayaran dari pelanggan baru bisa dikonfirmasi setelah *salesman* membawa uang tersebut ke kantor. Masalah yang paling sering muncul adalah pelanggan merasa sudah membayar tapi pembayaran belum diterima/nominal tidak sesuai. Hal ini akan sulit ditelusuri karena tidak adanya bukti konkret detail pembayaran seperti nominal dan waktu pembayaran sehingga sulit dilacak. Beberapa hal di atas merupakan tantangan yang paling sering terjadi saat penagihan invoice. Namun, apakah hal tersebut ada solusinya? Jawabannya tentu ada! Atasi dengan tips-tips berikut: ## Tips Penagihan Invoice Cepat dan Bebas Fraud ### 1. Buat invoice digital & otomatis Seperti disebutkan di atas, membuat dan memproses invoice secara manual membutuhkan tenaga dan waktu yang lebih banyak. Anda dapat menyiasatinya dengan menggunakan sistem yang memiliki fitur pengelolaan invoice. Dengan sistem terintegrasi seperti DMS, alur pemrosesan invoice dapat dipersingkat. Pesanan dan invoice dapat diakses melalui satu platform tanpa harus berpindah ke banyak tangan sehingga menjadi lebih ringkas dan efisien. ![Want a Fast and Fraud-Free Invoice Collection? Apply These 3 Things!](https://www.distri.id/artikel/tips-penagihan-invoice-cepat-dan-bebas-fraud/mock-up-1-1.webp) Pada sistem Distri, setiap permintaan pesanan yang dibuat salesman akan langsung masuk ke dalam sistem. Dari sistem, manajemen dapat langsung memberikan *approval* yang kemudian akan secara otomatis dibuatkan invoice sehingga pesanan dapat langsung diproses. Setiap pesanan tercatat otomatis dan dapat dilacak *progress* -nya. ### 2. Berikan metode pembayaran yang flexible Akses pembayaran terbatas menjadi salah satu alasan mengapa pelanggan sering menunda pembayaran. Apalagi jika transaksi dengan nominal besar tetapi jumlah cash yang dipegang pelanggan tidak cukup. Pergi ke bank tentu akan membuat mereka repot. Jika metode pembayaran lebih bervariasi, menggunakan virtual account atau scan *QR code* misalnya, tentu akan mempermudah pelanggan. Sistem Distri bekerja sama dengan [Stripe](https://stripe.com/), memberikan opsi pembayaran melalui virtual account yang memudahkan pelanggan. ![Ingin Penagihan Invoice Cepat dan Bebas Fraud? Terapkan 3 Hal Ini!](https://www.distri.id/artikel/tips-penagihan-invoice-cepat-dan-bebas-fraud/mock-up-2-2.webp) Begitu dana masuk ke dalam rekening perusahaan, status pembayaran akan otomatis berubah di sistem. Manajemen tak perlu sering-sering melakukan rekonsiliasi dan tentunya dapat mengurangi resiko *fraud.* Baca juga: [Mengelola cicilan pembayaran parsial dari toko](https://www.distri.id/https://www.advotics.com/id/mengelola-cicilan-pembayaran-parsial/) ### 3. Buat reminder tenggat waktu pembayaran Begitu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan terkadang membuat baik penjual maupun pelanggan lupa akan jadwal pembayaran invoice. Membuat kalender sebagai tanda pengingat pembayaran mungkin dapat membantumu. Sistem yang dilengkapi fitur notifikasi juga bisa menjadi solusi. ![Want a Fast and Fraud-Free Invoice Collection? Apply These 3 Things!](https://www.distri.id/artikel/tips-penagihan-invoice-cepat-dan-bebas-fraud/mock-up-3.webp) Web portal Distri dilengkapi dengan fitur notifikasi untuk mempermudah manajemen dalam mengelola invoice. Seperti ketika tagihan sudah dibayar, reminder tenggat waktu invoice yang belum dibayar dan juga informasi overdue untuk invoice yang melebihi batas tenggat waktu pembayaran. Sistem notifikasi otomatis seperti ini tentu dapat membantumu menyelesaikan tugas-tugas lain tanpa melewatkan waktu penagihan invoice. *Cashflow* lancar dan bisnis tetap produktif. Memaksimalkan produktivitas serta meminimalisir resiko dengan sistem [Distri](https://www.distri.id/fitur) yang terintegrasi dengan seluruh aktivitas bisnis. Tak ada lagi proses manual yang memakan banyak waktu, tenaga dan biaya serta riskan *human error.* [**Eksplor fitur lain dari Distri GRATIS di sini**](https://www.distri.id/harga) ## Pertanyaan yang sering diajukan ### Apa masalah utama penagihan invoice manual? Alur invoice kertas yang rumit, penagihan yang terlambat, celah kecurangan, dan perselisihan pembayaran dengan pelanggan. ### Mengapa invoice kertas rawan kecurangan? Detail seperti harga dan nominal mudah diubah dan sulit diperiksa ulang, terutama untuk pembayaran cicilan. ### Bagaimana mempercepat penagihan invoice? Gunakan invoice digital yang dibuat otomatis dari pesanan dalam satu sistem, sehingga tidak perlu input ulang dan persetujuan berulang.