Faktur: Definisi, Fungsi, Jenis, Komponen, dan Manfaatnya bagi Bisnis

Faktur (invoice) adalah bukti transaksi antara penjual dan pembeli yang memuat data kedua pihak, daftar barang atau jasa, tanggal transaksi, dan jumlah yang harus dibayar.

Apa yang ada di otak Anda ketika mendengar kata faktur?

Bill? Tagihan? Hutang?

Makna di atas bisa benar bisa juga salah. Tergantung pada tujuan pembuatan faktur itu sendiri. Memang kata faktur, atau yang biasa juga disebut invoice, sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari, apalagi dalam dunia bisnis. Faktur merupakan salah satu elemen penting dalam bisnis. Karena itu penting untuk Anda memahami apa sebenarnya arti faktur, fungsi utama, contoh, hingga manfaatnya untuk bisnis, seperti yang akan Distri ulas secara lengkap dalam artikel ini.

Apa Itu Faktur?

Invoice atau faktur merupakan sebuah bukti transaksi antara penjual dan pembeli yang berisi rincian, seperti keterangan penjual dan pembeli, daftar barang/jasa yang dibeli, tanggal transaksi, serta harga yang harus dibayar.

Invoice berupa dokumen tertulis (baik kertas maupun elektronik) dan dibuat oleh pihak penjual yang nantinya akan diberikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat dalam beberapa rangkap; satu disimpan oleh penjual/perusahaan sebagai arsip & lampiran laporan keuangan, satu dikirimkan kepada pembeli, dan satu lagi untuk kepentingan pelaporan pajak.

Keberadaan invoice ini sangat penting untuk melacak aktivitas pembelian & penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Terutama transaksi dengan metode pembayaran kredit atau angsur.

Fungsi Utama Faktur

1. Menyimpan data rincian pembelian
2. Sebagai bukti penagihan kepada pembeli
3. Melacak piutang pelanggan (terutama pembayaran metode angsur)
4. Sebagai acuan ketika terjadi ketidaksesuaian dalam proses pembayaran atau pengiriman
5. Memudahkan proses pembukuan danlaporan keuangan
6. Sebagai lampiran dalam pelaporan pajak usaha

Manfaat Faktur bagi Bisnis

1. Transparansi atas Keluar Masuknya Uang & Barang

Invoice berisi rincian transaksi penjualan/pembelian yang akurat dan detail. Semua transaksi terekam jelas dan dapat ditelusuri nominalnya. Rincian ini yang nantinya akan memudahkan proses pencatatan keuangan perusahaan.

2. Melacak Pembayaran

Invoice menjadi bukti tertulis seberapa banyak pembayaran yang harus ditagihkan ke pelanggan, tagihan yang belum perusahaan lunasi, atau pembayaran yang telah dikeluarkan. Apalagi transaksi dengan sistem angsur, dengan invoice dapat diketahui berapa hutang atau piutang yang tersisa.

3. Alat Penagihan Piutang

Maukah Anda membayar sesuatu tanpa mengetahui untuk apa uang tersebut dikeluarkan? Invoice inilah yang akan berfungsi sebagai acuan dan dokumen sah atas penagihan tersebut. Sebab ia berisi informasi rinci terkait pesanan, diskon, pajak yang dikenakan, hingga total yang perlu dibayarkan.

4. Bukti Asli Pemenuhan Kewajiban

Selain sebagai bukti penagihan kepada konsumen, Invoice juga menjadi bukti bahwa perusahaan telah menjalankan kewajiban memungut atau membayar pajak. Dalam setiap pembelian, pelanggan akan dikenakan PPN (Pajak Pertambahan Nilai). Pajak tersebut nantinya akan dilaporkan oleh penjual dalam SPT dan invoice ini akan dijadikan sebagai bukti asli.

Jenis-jenis Faktur

Terdapat beberapa jenis invoice yang umum digunakan dalam bisnis. Penggunaannya juga bergantung pada jenis transaksi dan bisnis yang dijalankan.

1. Invoice Biasa

Jenis inilah yang paling umum digunakan untuk transaksi sederhana dalam kegiatan sehari-hari. Biasanya hanya berisi rincian dan jumlah item yang dibeli, harga per item dan total yang harus dibayar.

2. Invoice Konsuler

Invoice ini khusus digunakan untuk kegiatan ekspor impor atau perdagangan internasional. Invoice dinyatakan resmi setelah disahkan oleh atase perdagangan (perwakilan negara yang mengimpor), kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor yang berada di negara pengekspor.

3. Invoice Proforma

Invoice ini dibuat khusus untuk transaksi yang mengirimkan barang secara bertahap. Invoice ini bersifat pengganti dan dibuat setiap terjadi pengiriman barang. Jika seluruh pesanan telah dikirimkan, maka akan diganti dengan invoice biasa.

Komponen dalam Faktur

Invoice yang penjual buat harus memiliki informasi berikut:

1. Tanggal transaksi
2. Nomor order (menyesuaikan nomor dari perusahaan)
3. Nama penjual & pembeli
4. Detail produk
5. Sub total produk
6. Diskon (bila ada)
7. Biaya pengiriman (bila ada)
8. Biaya pajak jual beli (PPN)
9. Total biaya yang harus dibayar
10. Metode pembayaran
11. Tenggat waktu pembayaran (jika angsuran)
12. Tanda tangan dan nama jelas perusahaan penjual

Setiap perusahaan biasanya memiliki format invoice tersendiri. Namun, Anda juga dapat menggunakan template invoice yang ada di internet sebagai acuan. Berikut salah satu contohnya:

Beberapa hal di atas dapat Anda jadikan acuan untuk membuat invoice. Dengan memahami segala serba-serbi terkait invoice, Anda dapat membuat invoice yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.