Blog

Dalam sistem pengiriman barang, ada dokumen penting yang dikenal dengan nama delivery order. Kerap disamakan dengan surat jalan pengiriman barang, delivery order adalah dokumen dengan fungsi yang berbeda. Agar terhindar dari salah kaprah, sebaiknya mari simak informasinya dalam artikel ini untuk mengenal lebih dekat apa itu delivery order, sistem, dan perbedaannya dengan surat jalan.

Baca Juga: Surat Jalan Pengiriman Barang: Fungsi Dan Format Penulisan Yang Benar

Delivery Order Adalah

Apa sebenarnya arti dari surat delivery order? Delivery order adalah surat penting yang berisi perintah pengiriman barang yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada penyedia jasa pengiriman agar segera dilakukan proses pick-up barang dan pengantaran ke alamat konsumen.

Umumnya, dokumen ini dibuat setelah terjadi kesepakatan antara pihak penjual dan pembeli agar tidak menyebabkan risiko kesalahan ketika pesanan telah dikirimkan. Penggunaan surat ini tentu sangat bermanfaat, yakni bisa digunakan sebagai petunjuk daftar produk yang dikirimkan oleh penjual. 

Delivery order juga berguna sebagai bukti transaksi yang sah dalam kegiatan jual beli. Manfaat lainnya yakni bisa dipakai untuk membuat surat jalan pengiriman barang. Selain itu, surat delivery order bisa dimanfaatkan sebagai bukti untuk klaim asuransi ketika terjadi kecelakaan atau hal tak terduga selama proses pengiriman barang.

Komponen dalam Delivery Order 

Delivery order adalah surat penting dengan beberapa komponen yang harus dicantumkan di dalamnya, di antaranya:

• Kop surat atau informasi pengirim
• Alamat tujuan pengiriman
• Jenis barang 
• Jumlah barang
• Spesifikasi atau deskripsi barang
• Tanda tangan penerima atau pembeli
• Tanda tangan admin gudang 

Surat delivery order harus dibuat dalam tiga salinan. Salinan yang pertama dikembalikan kepada pihak penjual atau pengirim untuk lampiran penagihan, sedangkan salinan kedua diberikan kepada pembeli sebagai bukti penerimaan barang. Salinan ketiga akan digunakan untuk laporan transaksi dalam arsip atau pembukuan. 

Sistem Delivery Order 

Sistem delivery order adalah mekanisme mulai dari pembuatan surat hingga penggunaannya dalam pengiriman barang ke alamat konsumen. Sebenarnya, sistem ini bisa berbeda-beda menyesuaikan kebijakan dari masing-masing perusahaan. Secara general, berikut ini cara kerja atau sistem delivery order yang bisa Anda pelajari:

1. Konsumen melakukan pembelian atau pemesanan barang melalui aplikasi, marketplace, situs perusahaan, surat elektronik atau e-mail, telepon, dan lainnya.
2. Pemesanan akan diterima oleh pihak penjual. Selanjutnya penjual akan menyiapkan dokumen delivery order berdasarkan rincian pesanan konsumen.
3. Delivery order yang berisi instruksi untuk menyiapkan barang pesanan tersebut diberikan kepada karyawan gudang.
4. Kemudian, karyawan gudang akan melakukan pengecekan stok ketersediaan di gudang. Lalu, menyiapkannya sesuai dengan rincian delivery order. Namun, apabila produk tidak tersedia atau ada ketidaksesuaian dengan pesanan, maka karyawan gudang akan memberitahukannya ke pihak penjual.
5. Penjual kemudian akan mengonfirmasi kembali kepada pihak pembeli terkait ketersediaan barang tersebut.
6. Jika barang sudah siap, maka staf gudang akan membuat surat jalan dengan rincian yang sama dengan delivery order. Surat jalan pengiriman barang itu akan diberikan kepada kurir dan dibawa sebagai bukti pengiriman.
7. Kurir ekspedisi melakukan pick-up barang dari gudang dan mengirimkannya ke alamat konsumen sesuai dengan rincian pada delivery order dan surat jalan.
8. Setelah barang diterima pembeli, maka pembeli harus menandatangani surat jalan sebagai bukti penerimaan barang dalam kondisi baik.
9. Selanjutnya, kurir ekspedisi mengembalikan surat jalan yang telah dibubuhi tanda tangan pembeli kepada pihak penjual.

Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan

Banyak yang salah kaprah dan kerap menganggap dua jenis surat ini merupakan dokumen yang sama. Padahal surat jalan dan delivery order adalah dokumen dengan fungsi yang berbeda. Lantas apa saja perbedaannya? Berikut ini uraiannya untuk Anda:

1. Perbedaan pertama yakni dari segi fungsi. Delivery order merupakan dokumen yang diperlukan sebagai instruksi atau perintah untuk pengiriman barang, sedangkan surat jalan berfungsi sebagai dokumen pendamping yang wajib dibawa kurir dan diserahkan kepada pembeli sebagai bukti penagihan dan penerimaan barang.
2. Jika surat jalan wajib dibawa oleh kurir ekspedisi selama perjalanan pengiriman barang, maka berbeda dengan surat delivery order. Surat ini tak perlu dibawa oleh kurir karena hanya berfungsi sebagai perintah untuk pick-up dan pengantaran barang dari penjual.
3. Delivery order umumnya dipakai untuk membuat surat jalan. Sementara, surat jalan merupakan bukti pengiriman barang yang sah.
4. Dokumen delivery order digunakan dalam transaksi antara penjual dan pihak ekspedisi. Sedangkan, surat jalan berisi tentang kesepakatan antara penjual dan konsumen.

Baca Juga: Contoh Purchase Order dan Cara Membuatnya, Mudah dan Lengkap.

Kesimpulannya, delivery order adalah surat atau dokumen yang berisi instruksi pengambilan dan pengantaran barang ke konsumen, yang diberikan oleh penjual kepada jasa ekspedisi. Surat ini sangat penting agar proses logistik bisa berjalan optimal. Apabila Anda kesulitan dalam manajemen logistik, cobalah untuk memanfaatkan sistem atau aplikasi Distri. Distri merupakan aplikasi terintegrasi yang bisa memudahkan Anda dalam mengelola logistik atau pengiriman barang. Produktivitas dan efektivitas bisnis Anda pun bisa meningkat, menariknya harga aplikasi Distri sangat terjangkau. Jika ingin tahu lebih banyak tentang aplikasi Distri, klik di sini.