Ketika Anda menerima barang pesanan dari pemasok dalam kondisi rusak atau tidak sesuai harapan, maka langkah yang bisa dilakukan adalah mengajukan purchase return. Purchase return adalah solusi penting untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan. Oleh karena itu, mari kenali lebih dekat apa yang dimaksud purchase return dan fungsinya.
Baca Juga: Pengertian Checker Adalah Pekerjaan: Tanggung Jawab, dan Skill yang Wajib Dimiliki
Purchase Return Adalah
Apa yang dimaksud purchase return? Purchase return adalah sebuah proses pengembalian barang yang telah dibeli kepada vendor atau supplier karena adanya ketidaksesuaian spesifikasi, kecacatan produk, kesalahan pengiriman, atau berbagai alasan lainnya sehingga produk tidak bisa digunakan sebagaimana mestinya. Hadirnya solusi purchase return ini bisa menjaga hubungan baik antara penjual dan supplier atau pemasok.
Fungsi Purchase Return
Dalam kegiatan jual beli, purchase return memiliki berbagai fungsi penting, di antaranya yaitu:
1. Mencatat Pengembalian Barang ke Supplier
Purchase return berguna untuk mencatat seberapa sering pengembalian barang dari penjual kepada vendor atau supplier, sehingga penjual bisa mengetahui kualitas dari pemasok tersebut. Hal ini bisa menjadi pertimbangan penjual dalam melanjutkan kerjasama dengan pihak pemasok.
2. Utang Penjual Kepada Pemasok Menjadi Berkurang
Salah satu fungsi dari purchase return adalah mengurangi utang penjual kepada pemasok. Hal ini karena ketika barang yang diterima oleh penjual tidak sesuai, maka barang tersebut akan dikembalikan lagi kepada supplier tersebut.
3. Menjaga Kualitas Barang
Selain itu, proses ini juga membantu penjual untuk menjaga kualitas barang. Dengan adanya purchase return, penjual bisa memastikan bahwa barang pesanan yang diterima dari pemasok memiliki mutu baik dan spesifikasi sesuai. Jadi, produk yang akan dipasarkan kembali oleh penjual sudah terjamin kualitasnya.
Cara Mengelola Purchase Return
Agar purchase return bisa berjalan dengan baik dan tidak merugikan pihak pemasok ataupun vendor, maka sangat penting untuk memahami cara pengelolaannya. Berikut ini tipsnya:
1. Menentukan SOP atau Kebijakan Purchase Return
Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam pengelolaan purchase return adalah menentukan standar operasional prosedur (SOP) dan kebijakan secara detail, jelas, dan mudah dipahami. Ini akan memudahkan konsumen untuk mengetahui syarat dan ketentuan yang berlaku dalam pengembalian barang. Pastikan juga Anda telah menentukan batas waktu purchase return yang harus dipatuhi.
2. Menjabarkan Mekanisme Pengembalian Barang
Selain itu, Anda juga harus menjabarkan mekanisme purchase return pada kolom deskripsi atau informasi produk yang dijual. Hal ini akan meminimalisir pengajuan purchase return akibat kesalahan dari pihak konsumen, misalnya salah klik barang pesanan atau salah memilih detail produk.
3. Mencatat Transaksi Purchase Return
Dengan mencatat secara detail setiap transaksi purchase return yang terjadi, maka Anda bisa mengetahui daftar dan jenis pengembalian pada akun retur. Anda juga bisa mengetahui diskon penjualan dan rincian asal uang pengembalian, hal ini akan memudahkan perusahaan untuk menjaga keseimbangan buku akun.
4. Meninjau dan Melakukan Verifikasi
Selanjutnya, lakukan peninjauan terhadap pengajuan purchase return. Pastikan sudah sesuai berdasarkan syarat dan kebijakan yang berlaku, termasuk batas waktu pengembalian pembelian yang telah disetujui perusahaan. Setelah itu, Anda baru bisa melakukan verifikasi purchase return. Namun, jika pengajuan pengembalian tidak sesuai dengan ketentuan, maka Anda berhak untuk menolaknya.
5. Update Inventaris
Setelah proses pengajuan purchase return terverifikasi, maka barang dari penjual akan dikembalikan ke inventaris pemasok. Jika barang yang dikembalikan masih dalam kondisi baik, maka produk tersebut akan disimpan kembali di gudang dan dimasukkan dalam catatan stok inventaris.
6. Menghitung Tingkat Pengembalian
Langkah selanjutnya dalam pengelolaan purchase return adalah menghitung tingkat pengembalian. Tak bisa dipungkiri, proses pengembalian pembelian ini akan berdampak pada keuangan pihak pemasok atau vendor. Dengan melakukan perhitungan ini, Anda bisa mengetahui perbandingan jumlah item yang terjual dan yang dikembalikan.
7. Memanfaatkan Sistem atau Aplikasi Pengelolaan Retur
Untuk mempermudah proses pengelolaan purchase return, Anda juga bisa memanfaatkan penggunaan aplikasi atau software. Salah satunya yaitu Distri, aplikasi berbasis cloud yang terintegrasi ini menghadirkan berbagai fitur canggih untuk mempermudah Anda dalam mengelola pengembalian pembelian secara lebih efisien. Aplikasi ini juga akan menyajikan laporan bisnis untuk bisa memantau kinerja perusahaan Anda sehingga bisa memperbaiki hal-hal yang perlu ditingkatkan untuk masa ke depannya. Kelebihan lainnya yaitu harga aplikasi Distri sangat terjangkau dan lebih rendah dari aplikasi sejenis lainnya. Anda cukup berlangganan setiap bulannya, maka bisa langsung mengakses berbagai fitur penting untuk menunjang aktivitas bisnis hanya dalam satu platform Distri.
Baca Juga: FOB Shipping Point: Definisi, Keuntungan, dan Syarat
Sebagai kesimpulan, purchase return adalah proses pengembalian barang yang telah dibeli penjual kepada pihak pemasok maupun vendor dengan berbagai alasan, mulai dari ketidaksesuaian spesifikasi hingga kerusakan produk. Dengan sistem ini, kualitas barang pun bisa lebih terjaga. Selain itu, solusi purchase return bisa meningkatkan hubungan baik antara penjual dan pemasok.
