Stock opname menjadi langkah wajib yang tidak boleh dilewati dalam kegiatan operasional perusahaan. Apa itu stock opname? Ini merupakan istilah untuk pengelolaan dan perhitungan stok ketersediaan untuk mengurangi risiko kerugian akibat penyimpanan barang yang terlalu lama. Untuk lebih jelasnya, artikel ini akan menyajikan informasi tentang pengertian, tujuan hingga waktu pelaksanaan yang tepat.
Baca Juga: Sortir Barang Adalah: Ini Definisi, Tujuan, dan Tahapan
Apa itu Stock Opname?
Jika berbicara apa itu stock opname, ini adalah aktivitas atau kegiatan untuk menghitung stok fisik suatu produk yang tersimpan di dalam gudang sebelum dikirimkan untuk memenuhi permintaan pesanan konsumen. Stock opname harus dilakukan secara teliti dan cermat sehingga bisa memperoleh hasil pencatatan yang akurat.
Biasanya aktivitas stock opname meliputi pemeriksaan dan penataan barang secara langsung, penentuan posisi barang berdasarkan catatan keluar masuknya, dan sebagainya.
Tujuan Stock Opname
Lalu, apa saja tujuan dari pelaksanaan stock opname dalam pengelolaan inventaris? Berikut ini beberapa tujuan pentingnya.
- Memastikan jumlah stok barang telah akurat dan sesuai dengan pencatatan inventaris. Perusahaan bisa lebih mudah dalam mencocokkan data di lapangan dan data yang diperoleh dari staf gudang.
- Mengurangi risiko terjadinya risiko penyimpangan tak terduga pada stok gudang. Misalnya, kasus penggelapan barang, perusakan, hingga pencurian barang.
- Mempermudah perusahaan untuk menemukan dan menentukan keputusan secara cepat terhadap kendala yang terjadi di gudang.
- Jumlah aktiva, piutang, hutang, maupun kas perusahaan bisa lebih mudah diawasi.
- Membantu perusahaan untuk mengawasi penjualan dan jumlah pengeluaran dengan mengacu pada data stock opname.
- Memonitor keadaan gudang dan juga kondisi stok barang di gudang dengan efektif, mulai dari pengecekan tanggal kadaluwarsa, kualitas produk, dan lainnya. Hal ini akan meminimalisir kemungkinan terjadinya kerusakan barang sebelum dikirim ke pasar.
- Perusahaan bisa melakukan perbandingan data inventaris gudang dari periode sebelumnya.
- Memahami arus keluar masuk barang secara akurat.
Periode Pelaksanaan Stock Opname
Setelah Anda mengetahui apa itu stock opname dan tujuannya, mari ketahui juga periode pelaksanaannya yang tepat. Umumnya, waktu pelaksanaan ini tergantung dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Berikut daftar periodenya:
1. Harian
Umumnya, periode pelaksanaan stock opname secara harian digunakan oleh perusahaan yang menjual produk yang bersifat fast moving dan juga memiliki product life cycle yang singkat. Contohnya yaitu makanan dan obat-obatan. Jadi kegiatan stock opname harus dilakukan lebih sering untuk produk-produk tersebut.
2. Periodik Tertentu
Sesuai penjelasan sebelumnya tentang apa itu stock opname, kegiatan ini tidak boleh dilewatkan dalam operasional bisnis. Oleh karena itu, perusahaan wajib melakukan stock opname. Selain harian, kegiatan ini bisa dilakukan dalam periode waktu tertentu. Misalnya setiap tiga bulan, enam bulan, atau setiap tahun. Pastikan untuk menyesuaikan waktu pelaksanaan dengan tingkat urgensinya untuk perusahaan.
3. Event dan Peristiwa Khusus
Selain itu, perusahaan juga kemungkinan dapat melakukan stock opname pada event atau peristiwa khusus. Contohnya, ketika musim liburan, high season, atau tanggal kembar. Umumnya, di waktu tersebut permintaan konsumen melesat tinggi sehingga perlu dilakukan stock opname untuk memverifikasi stok ketersediaan di gudang.
Tips Mengoptimalkan Kegiatan Stock Opname
Agar bisa melaksanakan kegiatan stock opname secara optimal tanpa gangguan, maka Anda bisa memperhatikan beberapa tips berikut:
1. Mengimplementasikan Sistem Labeling pada Barang
Cara pertama yang bisa Anda lakukan yakni dengan melakukan labeling pada stok barang di gudang. Misalnya, dengan mengelompokkan produk berdasarkan jenis, kategori, fungsi, dan lainnya. Kemudian, cetaklah kode unik atau barcode sebagai label identitas suatu produk. Pasang label tersebut pada masing-masing barang sehingga karyawan gudang akan lebih mudah dalam mengidentifikasi setiap produk dan lokasinya.
2. Meningkatkan Manajemen SDM
Untuk mengoptimalkan stock opname, perusahaan juga harus meningkatkan manajemen SDM alias kapabilitas staf gudang. Pasalnya, kegiataan ini tak hanya bergantung pada teknologi tapi juga pada kemampuan karyawan dalam mengelola stok barang di gudang. Dibutuhkan tingkat ketelitian yang cukup tinggi untuk setiap staf gudang agar kesalahan pencatatan jumlah barang fisik bisa terhindari.
Sebagai solusinya, Anda bisa mengadakan pelatihan agar staf gudang mendapatkan kemampuan dan pemahaman mendalam tentang apa itu stock opname dan informasi penting lainnya untuk menunjang stock opname perusahaan.
3. Menggunakan Aplikasi Stock Opname
Jika Anda mencari solusi praktis dan mudah untuk mengoptimalkan kegiatan stock opname, cobalah untuk menggunakan aplikasi khusus untuk aktivitas ini. Salah satu aplikasi stock opname terbaik yang bisa Anda coba yaitu Distri. Aplikasi Distri dilengkapi fitur manajemen inventaris yang akan membantu perusahaan untuk mengefektifkan penerapan stock opname.
Baca Juga: Pengertian Checker Adalah Pekerjaan: Tanggung Jawab, dan Skill yang Wajib Dimiliki
Aplikasi ini akan menyuguhkan data perhitungan yang akurat dan otomatis, dibandingkan pencatatan stok secara manual yang kerap ditemukan kesalahan. Keamanan data di aplikasi Distri juga sudah terjamin, selain itu harga aplikasi Distri lebih rendah dibandingkan aplikasi serupa lainnya. Jadi, Distri bisa menjadi aplikasi terbaik untuk Anda pertimbangkan. Demikian informasi tentang apa itu stock opname, tujuan, periode pelaksanaan, hingga cara mengoptimalkan dengan efektif. Semoga bermanfaat!
