Salah satu aspek penting untuk kesuksesan sebuah perusahaan adalah pengelolaan laporan pembelian barang yang baik. Dengan adanya laporan ini, Anda bisa lebih mudah mengetahui jumlah inventaris dan memastikan bahwa stok ketersediaan tidak kurang maupun berlebihan. Sebaliknya, tanpa laporan ini, perusahaan akan kesulitan dalam mengontrol pengeluaran yang bisa berujung kerugian.
Untuk memahami arti, jenis, manfaat, dan cara membuat laporan pembelian, mari simak selengkapnya dalam artikel ini ya!
Baca Juga: Cara Membuat Laporan Penjualan Produk untuk Bisnis dengan Tepat
Pengertian Laporan Pembelian Barang
Laporan pembelian barang adalah sebuah dokumen penting yang mencatat berbagai aktivitas bisnis di suatu perusahaan dalam periode waktu tertentu. Biasanya, laporan ini berisi tentang informasi jumlah uang yang digunakan untuk membeli bahan baku, barang, atau jasa. Data yang tercantum meliputi jumlah barang yang dibeli, harga satuan, tanggal pembelian, dan sebagainya.
Diketahui, laporan ini bertujuan untuk memudahkan perusahaan dan pebisnis dalam mengawasi jumlah pengeluaran, membandingkan harga pembelian dengan harga pasar, dan lainnya.
Manfaat Laporan Pembelian
Untuk lebih lengkapnya, mari kita simak sejumlah manfaat utama dari laporan pembelian barang, di antaranya:
1. Mengontrol dan Memantau Biaya Pengeluaran
Dengan laporan pembelian atau purchasing, maka para pelaku bisnis bisa mengontrol dan memantau pengeluaran perusahaan dengan lebih baik. Jadi, pebisnis dapat memastikan bahwa anggaran dikelola dengan baik dan mengetahui tingkat pengeluaran yang dapat ditoleransi.
2. Memantau Stok Secara Akurat
Manfaat lainnya dari laporan pembelian adalah mempermudah perusahaan untuk memonitor stok ketersedian. Dalam laporan ini, setiap transaksi pembelian dicatat dengan terperinci. Dengan ini, perusahaan akan mengetahui berapa jumlah inventaris yang tersedia secara akurat, sehingga bisa mencegah kekurangan atau kelebihan stok yang menghambat produksi.
3. Menentukan Keputusan yang Tepat
Di samping itu, laporan pembelian juga berguna untuk membantu para pebisnis dalam menentukan keputusan yang tepat terkait pembelian atau pengadaan barang. Perusahaan akan lebih mudah dalam memilih produk yang tepat dengan cara membandingkan harga hingga kualitas produk yang tersedia di pasar.
4. Membuat Strategi Pembelian yang Efektif
Perusahaan juga bisa membuat strategi pembelian yang lebih efektif dengan memanfaatkan laporan pembelian ini. Misalnya, membeli produk dengan harga diskon atau dalam kuantitas besar.
5. Mengawasi Kinerja Pemasok
Adapun fungsi dan manfaat lainnya dari laporan pembelian barang yaitu mengawasi kinerja pemasok, sehingga perusahaan bisa memastikan bahwa bahan baku atau produk yang dibeli memiliki kualitas terbaik.
Jenis-Jenis Laporan Pembelian
Ada beberapa jenis laporan pembelian berdasarkan waktu pembuatannya yang perlu Anda ketahui, seperti:
1. Laporan Pembelian Harian
Ini adalah jenis laporan pembelian yang merekap transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahan dalam satu hari. Laporan harian ini mempermudah perusahaan untuk memonitor pengeluaran harian secara akurat dan memperkirakan biaya yang dibutuhkan di masa depan. Dengan laporan ini, perusahaan juga bisa mengidentifikasi tren pembelian.
2. Laporan Pembelian Bulanan
Selanjutnya, laporan pembelian bulanan ini digunakan untuk mencatat informasi pembelian bahan atau produk yang dilakukan perusahaan dalam periode waktu satu bulan. Laporan bulanan akan memudahkan perusahaan untuk mengawasi keuangan, mengevaluasi bisnis, dan menentukan strategi ke depan yang tepat dan efektif.
3. Laporan Pembelian Tahunan
Laporan pembelian tahunan berfungsi untuk mencatat pembelian perusahaan dalam periode satu tahun atau beberapa tahun yang ditentukan. Dengan laporan ini, proses identifikasi permintaan dan preferensi konsumen akan lebih mudah dilakukan. Selain itu, perusahaan juga dapat mengetahui peluang yang lebih efisien untuk bisnis. Laporan ini biasanya dibuat dalam dua jenis yakni laporan kualitatif dan kuantitatif.
Cara Membuat Laporan Pembelian
Setelah Anda mengetahui manfaat dan jenis-jenis laporan pembelian barang, selanjutnya mari pelajari cara membuatnya dengan benar. Berikut ini tahapannya:
1. Mengidentifikasi Kebutuhan Barang
Terlebih dahulu, lakukan identifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Misalnya, dengan mengetahui ketersediaan barang di gudang, jumlah barang yang dibutuhkan untuk proyeksi, dan sebagainya.
2. Mengajukan Permintaan Pembelian
Selanjutnya, permintaan pembelian bisa diajukan oleh departemen pembelian dengan mencantumkan informasi terperinci terkait jumlah barang yang dibutuhkan, spesifikasi, dan waktu pengiriman yang ditentukan.
3. Mengevaluasi Pemasok
Proses berikutnya yaitu mengevaluasi dan menyeleksi pemasok berdasarkan kualitas produk, harga, dan layanan yang ditawarkan, sehingga bisa dipilih supplier terbaik yang sesuai untuk perusahaan.
4. Menerbitkan Purchase Order
Perusahaan bisa langsung menerbitkan purchase order kepada pemasok dengan mencantumkan beberapa detail, seperti harga barang, syarat pembayaran, dan sebagainya.
5. Menerima Barang
Setelah barang tiba, perusahaan bisa melakukan inspeksi dan pengecekan barang untuk memastikan kondisi barang, jumlah, dan kualitasnya sesuai.
6. Membuat Laporan dan Analisis
Langkah terakhir yakni membuat laporan dan analisis. Ini akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi tren pembelian hingga mengukur performa pemasok.
Baca Juga: Contoh Purchase Order dan Cara Membuatnya, Mudah dan Lengkap.
Itulah penjelasan lengkap tentang laporan pembelian barang, mulai dari pengertian, manfaat, jenis, dan cara membuatnya. Untuk mempermudah pembuatan laporan tersebut, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi Distri. Distri merupakan aplikasi bisnis terbaik yang didukung oleh berbagai fitur canggih untuk membantu proses pembuatan laporan pembelian secara lebih efisien dan komprehensif. Harga aplikasi Distri juga sangat terjangkau sehingga cocok digunakan untuk bisnis berskala besar maupun kecil. Jika Anda ingin tahu lebih banyak soal Distri, maka kunjungi link ini.
