Dalam transaksi jual beli, kita tak jarang menghadapi berbagai masalah, salah satunya kerusakan barang yang diakibatkan oleh faktor tertentu. Kondisi ini akan memungkinkan pembeli untuk mengajukan pengembalian barang pesanan kepada perusahaan Anda. Tentunya, ini merupakan salah satu hal yang sulit dihindari, apalagi jika berkaitan dengan layanan terhadap konsumen.
Diketahui, pengembalian barang adalah proses mengembalikan produk yang telah dipesan pembeli kepada penjual, akibat adanya kerusakan barang, ketidaksesuaian, atau kondisi yang tidak diinginkan. Dalam proses ini, biasanya penjual akan menetapkan kebijakannya sendiri, apakah pengembalian bisa dilakukan secara gratis atau memerlukan biaya tambahan, penjual juga biasanya memberikan batas waktu pengembalian..
Umumnya, ada banyak faktor dan alasan dibalik pengembalian atau retur barang ini. Lantas, apa saja alasannya? Simak selengkapnya dalam artikel ini!
Baca Juga: Cara Membuat Laporan Penjualan Produk untuk Bisnis dengan Tepat
Alasan Pengembalian Barang
Berikut ini beberapa faktor yang kemungkinan menjadi alasan pelanggan untuk mengembalikan barang pesanannya, di antaranya:
1. Produk yang Dipesan Salah
Terkadang pembeli tidak sadar ketika memesan produk yang salah, terutama jika mereka berbelanja secara online. Contohnya, ketika pembeli memesan model pakaian yang salah, maka kemungkinan mereka akan mengajukan pengembalian produk supaya bisa mendapatkan pakaian sesuai yang diinginkan.
2. Perbedaan Warna dan Ukuran Produk
Alasan lain pembeli mengajukan pengembalian yakni produk yang dipesan secara online tidak sesuai dengan ekspektasi mereka, misalnya dalam hal ukuran dan warna. Di toko online biasanya dicantumkan deskripsi produk supaya bisa menjadi acuan konsumen sebelum membeli barang. Apabila barang yang datang tidak sesuai, maka kemungkinan konsumen akan mengembalikan barang tersebut.
3. Kuantitas Barang yang Diterima Tidak Sesuai
Selain itu, pembeli mungkin juga akan mengajukan pengembalian barang apabila kuantitas yang diterima tidak sesuai, misal jumlah barangnya terlalu banyak. Biasanya, hal ini disebabkan karena penjual salah mengirimkan produk tambahan. Oleh karena itu, pengembalian produk bisa menjadi solusi terbaik agar jumlah produk yang diterima oleh pembeli tetap sesuai.
Sebenarnya, kesalahan ini bisa Anda hindari jika bisa mengelola penjualan dan inventaris dengan baik. Jika Anda kesulitan, salah satu solusinya yakni dengan menggunakan aplikasi pengelolaan bisnis, contohnya seperti Distri. Aplikasi ini bisa mempermudah Anda dalam mengelola penjualan, stok hingga pengiriman barang secara otomatis dan real-time. Biaya penggunaannya juga tidak akan menguras budget, pasalnya harga aplikasi Distri sangat terjangkau. Anda cukup berlangganan setiap bulan supaya bisa menikmati semua fitur canggihnya.
4. Kondisi Produk Cacat atau Rusak
Di samping itu, kerusakan dan kecacatan produk juga menjadi salah satu alasan pelanggan dalam mengajukan pengembalian. Terkadang, pembeli menerima produk dengan kondisi rusak dan cacat karena proses pengiriman ataupun pengemasan. Sebagai solusinya, pembeli berhak untuk mengembalikan barang supaya bisa diganti dengan produk baru.
5. Adanya Keterlambatan dalam Pengiriman
Adapun faktor lain dibalik penyebab pelanggan mengajukan pengembalian barang, misalnya karena keterlambatan pengiriman. Terkadang pembeli membeli produk agar bisa digunakan pada waktu dan tanggal tertentu. Apabila barang yang dipesan datang terlambat, kemungkinan pembeli tidak lagi membutuhkan produk tersebut. Oleh karena itu, pembeli kemungkinan juga akan mengembalikan produknya ke penjual.
Pentingnya Mencatat Transaksi Pengembalian
Dalam prosesnya, sangat penting untuk mencatat transaksi pengembalian produk. terdiri Berikut ini beberapa alasannya!
1. Membantu Analisis Tren
Pencatatan retur bisa membantu Anda untuk menilai performa bisnis dalam setiap periode. Jika pada periode tertentu, perusahaan memiliki lebih banyak pengembalian, maka bisa dilakukan evaluasi secara mendalam untuk mengidentifikasi penyebabnya. Hal ini akan memudahkan untuk menentukan prediksi dan keputusan yang tepat di masa depan.
2. Mengetahui Keuntungan Perusahaan
Perlu diketahui bahwa pengembalian barang akan memiliki dampak besar pada keuntungan atau profit perusahaan. Pasalnya, ketika barang dikembalikan, maka perusahaan harus memberikan kompensasi seperti penggantian barang baru atau pengembalian dana. Tentunya ini akan mengubah total keuntungan perusahaan.
3. Melakukan Perbaikan
Dengan pencatatan pengembalian, perusahaan bisa melakukan perbaikan berdasarkan masalah yang telah diidentifikasi. Misalnya, dengan mengubah deskripsi online dan tabel ukuran dengan lebih akurat.
Cara Mencatat Transaksi Pengembalian
Untuk mencatat pengembalian atau retur dengan benar, maka Anda bisa mengikuti beberapa langkah berikut ini:
1. Identifikasi Transaksi
Terlebih dahulu, pastikan bahwa produk yang dikembalikan memang benar termasuk dalam penjualan sebelumnya. Hal ini untuk menghindari adanya ketidaksesuaian yang bisa menimbulkan kerugian pada perusahaan.
2. Ketahui Pengaruhnya pada Akun
Ketika pengembalian produk dilakukan, maka ada akun yang terdampak, di antaranya penurunan pendapatan penjualan dan piutang usaha, serta peningkatan persediaan barang.
3. Pencatatan Jurnal
Selanjutnya, Anda bisa menggunakan informasi retur ini untuk mencatat pengembalian. Misalnya, penjualan kredit dan tunai bisa dicatat di akun retur dan potongan penjualan. Anda juga bisa mencatatkan asal uang tersebut agar pembukuan seimbang. Untuk mempermudah pencatatan jurnal ini, Anda bisa memanfaatkan aplikasi Distri sehingga data yang dihasilkan lebih akurat.
Baca Juga: Surat Jalan Pengiriman Barang: Fungsi Dan Format Penulisan Yang Benar
Dengan memanfaatkan aplikasi Distri, pencatatan pengembalian barang akan menjadi lebih mudah dan tepat. Anda juga bisa menggunakan aplikasi ini untuk berbagai kebutuhan bisnis lainnya, mulai dari manajemen stok, pembuatan faktur, dan sebagainya. Jika ingin tahu lebih banyak tentang Distri, mari kunjungi link ini.
