Dalam dunia logistik dan distribusi, surat jalan pengiriman barang adalah dokumen yang wajib dimiliki. Alasannya karena surat ini bisa menjadi bukti resmi pengiriman produk ke tujuan telah dilakukan secara aman dalam waktu pengiriman yang tepat. Di samping itu, dokumen ini juga bisa melindungi hak dari kedua belah pihak, yakni pengirim barang dan penerima.
Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami pengertian, fungsi hingga format penulisan surat jalan yang benar. Artikel ini akan membantu Anda untuk menggali informasinya lebih dalam, simak selengkapnya!
Baca Juga: Kenali Perbedaan Supplier Dan Distributor, Jangan Salah Kaprah!
Pengertian Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan pengiriman barang atau biasa disebut delivery order (DO) adalah sebuah dokumen sah tertulis yang dibuat oleh pihak penjual untuk dibawa oleh petugas saat proses pengiriman produk. Jadi, petugas pengiriman barang wajib memiliki surat ini ketika ingin mengantarkan barang dari suatu tempat ke tempat lain.
Biasanya surat jalan ini berisi tentang informasi produk yang telah dikirimkan dan detail lainnya, mulai dari nama penerima, alamat, jumlah barang, jenis produk, dan lainnya. Surat ini dimaksudkan sebagai bukti yang mewakili penjual ketika petugas mengantarkan produknya kepada konsumen.
Fungsi Surat Jalan Atau Delivery Order
Ada berbagai fungsi surat jalan pengiriman barang yang penting untuk diketahui, di antaranya yaitu:
1. Bukti Sah Dalam Pengiriman Barang
Surat jalan berguna sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirimkan oleh penjual kepada pembeli. Di dalam surat ini tercantum informasi mengenai nama barang, jenis dan berat produk, alamat penerima, dan detail informasi lainnya. Semua informasi ini harus dicatat agar bisa mempermudah proses tracking pengiriman.
Dokumen ini juga berfungsi untuk memastikan bahwa barang yang dikirimkan oleh penjual sudah diterima pembeli dalam kondisi baik dan aman. Begitu pun dengan pihak penerima yang bisa memastikan bahwa produk pesanan yang dikirimkan penjual sudah sesuai.
2. Sebagai Dokumen Yang Legal
Adapun fungsi lain dari surat ini adalah sebagai dokumen legal dan valid untuk dipakai dalam transaksi jual beli dan pengiriman produk. Jadi, surat jalan ini bisa menjadi bukti legal yang dibawa petugas atau pegawai pengiriman barang hingga sopir ketika mengantarkan produk ke pembeli.
3. Data Pembukuan Dan Administrasi
Selain itu, surat jalan pengiriman barang juga berguna sebagai bukti pergerakan stok dalam pembukuan atau untuk keperluan administrasi. Surat ini akan mempermudah pencatatan produk yang masuk dan keluar dari perusahaan, retur pelanggan, dan sebagainya. Di samping itu, delivery order (DO) juga bisa membantu Anda untuk melacak produk yang ada di gudang. Dengan adanya surat ini, manajemen stok ketersediaan pun menjadi semakin efektif dan meminimalisir terjadinya kesalahan manusia ataupun sistem.
Kelebihan Surat Jalan
Dokumen ini menghadirkan beberapa kelebihan dalam pengiriman barang, seperti:
1. Memudahkan Pelacakan Barang
Salah satu kelebihan dari surat ini adalah memudahkan proses pelacakan barang. Pasalnya, dengan surat jalan semua pihak bisa ikut terlibat dan membantu untuk memantau status pengiriman barang.
2. Pengiriman Yang Tepat
Surat jalan juga memastikan agar produk yang dikirimkan sampai dalam waktu cepat ke alamat tujuan yang tepat. Dengan adanya surat ini, risiko kesalahan pengiriman akan lebih terminimalisir.
Format Surat Jalan Yang Benar
Dalam penulisannya, surat jalan pengiriman barang memiliki template yang berbeda tergantung dengan tujuan dan jenis barangnya. Berikut ini beberapa komponen yang paling umum digunakan:
1. Nomor Surat
Umumnya, nomor surat terdiri dari gabungan huruf dan angka. Nantinya kode ini digunakan untuk melacak barang dan status pengirimannya.
2. Tanggal Surat
Ini adalah komponen wajib yang harus disertakan dalam surat jalan. Tanggal surat bisa menjadi acuan penerima untuk mengetahui kapan surat dibuat.
3. Nama Penerima Dan Pengirim
Untuk memastikan produk yang dikirimkan bisa diterima oleh pembeli yang benar. Maka, wajib untuk mencantumkan nama penerima. Begitu juga dengan nama pengirim, hal ini untuk memastikan bahwa produk yang diterima dikirimkan oleh penjual yang sesuai.
4. Alamat Penerima Dan Pengirim
Selain detail nama, informasi terkait alamat penerima dan pengirim juga harus dimasukkan dalam surat jalan. Hal ini bertujuan agar menghindari risiko pengiriman barang ke alamat yang salah.
5. Detail Barang
Informasi tentang jenis, berat, ukuran, dan jumlah barang juga harus ditulis dengan rinci dalam surat jalan. Tujuannya agar memudahkan pengiriman dan penerima untuk melakukan konfirmasi barang yang dipesan.
6. Tanda Tangan
Tanda tangan penerima ini bisa menjadi bukti valid bahwa produk yang dikirimkan telah diterima dalam kondisi baik dan sesuai. Tanda tangan ini biasanya dibubuhkan penerima pada akhir transaksi.
Baca Juga: Inventory Management Adalah: Arti, Manfaat, Dan Metode
Jadi, itulah pengertian surat jalan pengiriman barang dan format penulisan yang benar agar proses pengiriman barang berjalan dengan sesuai. Dalam penerapannya, pebisnis biasanya menggunakan bantuan aplikasi atau software, misalnya aplikasi Distri. Distri adalah salah satu aplikasi untuk mempermudah manajemen stok dan pengiriman barang. Aplikasi ini dilengkapi dengan teknologi canggih dan mumpuni untuk membantu proses penugasan, pemantauan status, hingga pelacakan pengiriman produk. Untuk menggunakannya, Anda tak perlu merogoh budget dalam. Pasalnya, harga aplikasi Distri sangat terjangkau. Jadi, segera manfaatkan aplikasi Distri sekarang juga untuk menunjang perkembangan bisnis Anda!
