Agar transaksi bisnis berjalan dengan lancar, biasanya perusahaan menggunakan berbagai dokumen penting, salah satunya adalah surat PO atau purchase order. Surat ini biasanya dipakai sebagai alat bukti pembelian atau transaksi yang dilakukan pelanggan. Oleh karena itu, sangat penting mengetahui cara membuat dan contoh purchase order Mari kita simak selengkapnya dalam artikel ini!
Baca Juga: Manfaat, Fungsi, Dan Cara Sales Monitoring Yang Tepat
Pengertian Surat PO atau Purchase Order
Surat purchase order (PO) merupakan sebuah dokumen komersial resmi yang diterbitkan oleh pembeli untuk diserahkan kepada penjual ketika bertransaksi, dengan tujuan agar meminimalisir terjadinya risiko kerugian yang disebabkan kurang atau tidak adanya bukti dan detail terkait pemesanan barang.
Melihat dari berbagai contoh purchase order, dokumen ini umumnya berisi tentang informasi pembeli dan penjual, serta berbagai detail terkait produk yang ditransaksikan. Misalnya, detail mengenai permintaan tipe, jumlah hingga harga dari barang atau layanan yang diperjual belikan.
Komponen dalam Surat Purchase Order
Sebenarnya, surat PO ini memiliki berbagai macam template sesuai dengan kebutuhan, namun umumnya perbedaan ini tidak signifikan. Berikut ini beberapa komponen yang ada pada surat purchase order:
1. Nama Barang atau Layanan
Jika Anda pernah melihat contoh purchase order, salah satu komponen yang wajib ada yakni nama barang atau layanan yang diperjual belikan. Dalam surat PO harus ada kolom dengan ukuran cukup besar agar bisa diisi dengan semua daftar nama produk yang dipesan.
2. Jumlah Barang atau Layanan yang Dibeli
Selain itu, wajib juga dicantumkan jumlah kuantitas dari barang atau layanan yang dibeli pada surat purchase order. Hal ini bertujuan untuk menyajikan informasi tentang jumlah pesanan produk yang sesuai kepada pembeli maupun penjual.
3. Harga Satuan Barang atau Produk
Tak hanya nama dan jumlah barang, dalam surat PO juga harus dimasukkan harga satuan barang atau layanan yang dibeli. Biasanya, ada kolom khusus untuk mencantumkan harga satuan produk sehingga bisa dilakukan perhitungan yang tepat dan akurat, berdasarkan data jumlah dan harga produk dalam sebuah transaksi.
4. Total Jumlah dan Harga Satuan Produk
Mengacu dari poin sebelumnya, template surat purchase order yang benar harus memiliki kolom untuk mencantumkan hasil perhitungan dari total jumlah dan harga satuan produk yang dipesan pembeli. Jadi, pembeli dan penjual bisa dengan mudah mengetahui jumlah total harga seluruh pesanan.
5. Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Dalam contoh purchase order yang benar, besaran pajak pertambahan nilai (PPN) juga harus dicantumkan.
6. Tanggal Transaksi
Tentunya, dalam setiap pembelian juga harus dituliskan tanggal transaksi yang sesuai dan valid. Hal ini bisa mempermudah dokumentasi riwayat atau bukti transaksi untuk kemudian digunakan dalam pembukuan perusahaan.
7. Kolom Otorisasi
Kolom otorisasi dalam template surat PO menjadi bukti kekuatan hukum yang lebih akurat. Biasanya kolom ini berisi tentang informasi nama perusahaan, instansi, maupun organisasi.
Cara Membuat Surat Purchase Order
Apabila sudah memahami apa saja komponen dalam surat PO, kini saatnya untuk mempelajari cara membuat dan contoh purchase order yang tepat. Ada berbagai cara yang bisa digunakan, seperti:
Menggunakan Aplikasi Distri
Supaya segala aktivitas bisnis menjadi lebih efisien, termasuk dalam proses pembuatan surat purchase order atau surat PO. Anda bisa memanfaatkan perangkat lunak yang dirancang untuk mempermudah tugas ini, seperti misalnya aplikasi Distri. Dengan bantuan aplikasi online Distri yang terintegrasi, Anda bisa membuat surat PO dengan lebih tepat, cepat, dan praktis.
Apalagi aplikasi ini sangat mudah dipakai oleh siapa saja, sehingga tidak akan membingungkan dalam penggunaannya. Tak hanya itu, Distri juga merupakan aplikasi berbasis cloud dengan penyimpanan data secara terpusat sehingga semua data perusahaan bisa tersimpan dengan baik, rapi, dan aman. Anda pun tidak perlu khawatir jika sewaktu-waktu data penting perusahaan hilang.
Aplikasi Distri juga akan memudahkan Anda untuk melakukan input data transaksi yang akurat dan sesuai sehingga bisa menghindari terjadinya kesalahan yang menyebabkan kerugian untuk pembeli maupun penjual. Kelebihan lainnya dari aplikasi Distri yakni bisa diakses kapan pun dan di mana pun dengan menggunakan handphone, laptop, atau komputer yang terhubung dengan jaringan internet.
Harga aplikasi Distri yang ditawarkan juga sangat terjangkau sehingga tidak akan menguras budget. Oleh karena itu aplikasi ini bisa menjadi solusi tepat dan efektif untuk mempermudah pembuatan surat PO. Jika Anda tertarik untuk menggunakan aplikasi Distri, maka bisa kunjungi link ini untuk informasi selengkapnya.
Contoh Purchase Order
Berikut ini contoh surat purchase order yang bisa kamu jadikan referensi.
Baca Juga: Mengenal Distribution Management System Dan Manfaatnya
Informasi di atas mengenai contoh purchase order dan cara pembuatannya bisa Anda jadikan acuan untuk membuat surat PO yang benar. Dengan dokumentasi ini, pihak pembeli dan penjual pun bisa mengurangi risiko terjadinya salah perhitungan tanpa bukti yang valid. Semoga bermanfaat!
