Table of Contents
Pernahkah bisnismu kehabisan stok saat permintaan barang sedang tinggi-tingginya?
Kehilangan barang di gudang atau setelah stock opname, kuantitasnya ternyata berbeda dengan data di catatan?
Atau pengiriman terhambat karena sulitnya pencarian barang? Gunakan aplikasi distri untuk bisnismu, Cek Harga Aplikasi Distri.
Jika bisnismu pernah atau bahkan sering mengalami masalah di atas, tandanya Anda perlu menerapkan strategi manajemen inventory sesegera mungkin.
Apa itu Manajemen Inventory?
Manajemen inventory atau manajemen stok merupakan strategi pengelolaan persediaan yang berfungsi untuk menjaga, mengawasi, dan mengontrol persediaan barang yang bisnis miliki, seperti seberapa banyak barang yang harus dipesan, disimpan di gudang, dan bagaimana pendistribusian sekaligus biayanya.
Mengapa Persediaan Harus Dikelola dengan Baik?
Untuk memastikan bahwa tingkat persediaan produk di gudang selalu seimbang, lebih tepatnya seimbang dengan jumlah produk yang dijual.
Jika jumlah stok terlalu banyak, risiko kerugian finansial akan semakin tinggi.
Contoh: barang cepat rusak dan kedaluwarsa seperti makanan, jika disimpan terlalu lama di gudang, kualitas barang tersebut mungkin sudah menurun atau bahkan tak layak konsumsi saat sampai di toko.
Baca lebih lanjut: Tips menjaga kualitas produk di gudang agar selalu prima
Manfaat lain manajemen inventory:
- Mengontrol persediaan barang
- Mengantisipasi kekurangan stok (understock)
- Mengantisipasi permintaan pesanan mendadak
- Mudah melacak keluar masuk barang
- Meminimalisir risiko stok hilang
Kunci manajemen inventory ini adalah menjaga stok pada tingkat yang wajar sehingga mengurangi risiko kerugian.
Manajemen inventory yang tepat dapat membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya secara lebih efisien serta mengantisipasi permintaan konsumen. Makanya, simak dan catat tips di bawah ini ya!
Tips Manajemen Inventory
1. Selalu Pantau Inventory Level
Baik menyetok barang berlebihan, maupun kekurangan atau bahkan kehabisan stok, keduanya sama-sama tidak baik untuk bisnis.
Menyimpan stok berlebih dapat meningkatkan risiko kerugian seperti kualitas barang menurun dan kedaluwarsa, sedangkan kehabisan stok saat permintaan tinggi bisa membuat pelanggan kecewa bahkan beralih ke yang lain.
Untuk menghindari masalah tersebut, menjaga reorder level yang optimal adalah solusinya. Inventory level merupakan tingkat/jumlah minimum stok masing-masing barang yang dijadikan patokan untuk melakukan restock. Bila jumlah stok barang Anda kurang dari inventory level, maka Anda harus segera melakukan pemesanan ulang.
Baca lebih lanjut: Pentingnya ketersediaan produk di toko
2. Maksimalkan Tata Letak Gudang
Gudang sering kali dianggap sekedar tempat penyimpanan sehingga tata letaknya kerap disepelekan. Padahal, layout gudang yang sembarangan bisa menghambat laju keluar masuk barang lho. Terapkan beberapa tips ini pada gudang Anda:
- Buat denah peletakan produk dengan Analisis ABC, yaitu peletakan produk terlaris di tempat yang paling mudah diakses atau paling dekat dengan tempat packing produk.
- Pisahkan stok baru dan stok lama. Taruh stok dengan expired date paling dekat di susunan paling awal agar dapat keluar terlebih dahulu.
- Berikan kode di setiap barang. Misalnya produk A memiliki 10 variasi warna, masukan produk berwarna sama ke dalam 1 box, lalu berikan label sesuai warna.
- Letakkan sesuai ukuran barang. Tempatkan barang yang besar dan sulit diambil dekat pintu utama gudang, barang yang kecil dan mudah diambil di area dalam.
- Berikan jarak antar tumpukan barang. Pastikan ada ruang sisa untuk mempermudah ketika pengambilan barang.
Baca lebih lanjut: Pentingnya store planogram untuk maksimalkan penjualan
3. Gunakan Metode FIFO FEFO
Metode FIFO (First-In-First-Out) adalah metode yang paling umum digunakan penjual ritel dan grosir. Sesuai namanya, metode ini mengutamakan urutan barang keluar sesuai dengan urutan masuknya. Produk yang masuk pertama kali harus keluar atau dijual pertama kali juga. Metode ini paling sering digunakan industri fashion karena pergantian tren yang cepat atau kemasan yang fragile sehingga bisa tidak bagus jika disimpan terlalu lama.
Baca lebih lanjut: Tips Mengelola Stok di Gudang
Metode FEFO (First-Expired-First-Out) sebenarnya mirip dengan metode FIFO, bedanya metode ini memprioritaskan produk dengan masa kedaluwarsa paling cepat untuk dijual atau keluar terlebih dahulu, tak perlu mengindahkan barang mana yang pertama kali masuk. Metode ini biasanya digunakan oleh industri farmasi seperti toko obat atau industri makanan & minuman karena masa ketahanan produk yang pendek atau cepat basi.
Kedua metode ini memastikan bahwa produk yang pelanggan dapatkan adalah produk yang layak jual dan masih memiliki masa pakai (expired) yang panjang.
4. Rutin Melakukan Stock Opname
Adanya selisih antara jumlah stok barang pada catatan dengan jumlah fisik barang yang ada di gudang, masih menjadi masalah paling sering dijumpai hampir di semua bidang bisnis. Bisa terjadi karena adanya barang hilang, rusak, atau bahkan kedaluwarsa di gudang yang tak terdeteksi jika dilihat dari catatan saja.
“Bagaimana caranya agar tak ada selisih stok?”
Rutin melakukan stock opname adalah salah satu solusi yang bisa Anda coba!
Stock opname merupakan verifikasi kuantitas dan kualitas stok barang secara fisik dan mencocokannya dengan data stok dalam sistem perusahaan. Umumnya dilakukan akhir tahun, per tiga bulan, per enam bulan, atau bahkan per bulan, tergantung kebutuhan.
Tujuan stock opname:
- Mencegah kehabisan stok maupun menyimpan terlalu banyak stok
- Meminimalisir adanya stok yang kedaluwarsa di gudang sebelum terjual
- Memprediksi waktu yang tepat untuk melakukan restock
Baca lebih lanjut: Cara Melakukan Stock Opname yang Efektif
5. Gunakan Sistem Manajemen Inventory
Manajemen inventory yang baik harus dapat memonitor pergerakan hingga kondisi barang secara akurat, informasi terkait inventory level secara real-time, hingga mencegah kekurangan stok. Namun, melakukan hal tersebut tidaklah mudah, apalagi jika dengan cara manual. Selain tidak efisien, juga akan menyulitkan Anda untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan.
Sistem manajemen inventory akan sangat memudahkan Anda!
Baca lebih lanjut: Persembahan Khusus untuk Distributor: #1 All-in-One App
Sistem manajemen inventory Distri membantu Anda dalam mengelola dan memantau perpindahan barang, menjaga keseimbangan inventory level, membuat laporan inventaris real-time, bahkan memprediksi kebutuhan inventaris Anda. Pengelolaan persediaan menjadi lebih optimal, efektif, dan efisien. otomatis membantu menghemat banyak waktu, biaya, dan tenaga.
FAQ
1. Bagaimana cara menentukan reorder level yang optimal untuk setiap barang di inventory? Apakah ada metode atau formula khusus yang bisa digunakan?
Cara menentukan reorder level yang optimal: Reorder level yang optimal biasanya ditentukan berdasarkan analisis historis permintaan, lead time (waktu antara melakukan pemesanan hingga barang diterima), dan faktor-faktor lain seperti tingkat variabilitas permintaan dan kebijakan persediaan. Metode yang umum digunakan adalah metode EOQ (Economic Order Quantity) yang memperhitungkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan optimal untuk mengurangi biaya total persediaan.
2. Apakah ada saran tambahan untuk mengatasi permasalahan stock opname yang seringkali menimbulkan selisih antara data fisik dan catatan?
Saran tambahan untuk mengatasi permasalahan stock opname: Untuk mengurangi selisih antara data fisik dan catatan, penting untuk melakukan stock opname secara rutin dan teratur. Selain itu, implementasi barcode atau sistem identifikasi lainnya dapat membantu mempercepat dan meningkatkan akurasi proses stock opname. Selain itu, pelatihan yang tepat bagi staf yang bertanggung jawab atas stock opname juga dapat membantu meningkatkan ketelitian dan efisiensi.
3. Bagaimana cara memilih inventory management system software yang tepat untuk bisnis, terutama jika bisnis tersebut masih menggunakan pendekatan manual dalam pengelolaan persediaan? Apakah ada faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih sistem tersebut?
Cara memilih inventory management system software yang tepat: Dalam memilih inventory management system software, pertimbangkan kebutuhan unik bisnis Anda, seperti skala bisnis, jenis produk, dan kompleksitas operasional. Faktor-faktor lain yang perlu dipertimbangkan meliputi integrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam bisnis Anda, kemudahan penggunaan, fitur-fitur yang ditawarkan seperti pelacakan inventaris real-time, dan dukungan teknis yang tersedia. Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap beberapa sistem yang ada dan pertimbangkan biaya serta manfaat dari masing-masing sistem sebelum membuat keputusan.
